Para salir del caos: El Método de la Caja de Eisenhower

“Lo que es importante casi nunca es urgente y lo que es urgente casi nunca es importante.”  

Dwight Eisenhower 

Hace unos días comí con un grupo de amigos, fue nuestra primera salida después de casi seis meses de estar en confinamiento por el COVID-19.  

Una amiga dijo: “si nos vamos a reunir que sea en un lugar de moda”. Todos aceptamos, sin saber exactamente que significaba “un lugar de moda” después de tantos meses de encierro. Elegimos un restaurante con terraza, pero sobre todo que nos regresara a aquella realidad que cada vez veíamos más lejana. 

Fuimos llegando poco a poco, había un ambiente de emoción, sorpresa y mucha curiosidad por saber cómo la pandemia nos había cambiado. Sin duda, regresábamos de un largo viaje, todo era redescubrimiento y novedad. El empleo de las reglas de etiqueta fue un reto, no sabíamos como saludar: – ¿es correcto un abrazo, el besito en el cachete?… ¡Imposible!  Y qué tal si mejor solo nos damos la mano… ¡No, mejor de lejitos y con mímica! 

Una vez esquivado el primer obstáculo, ahora “¿en qué momento nos quitamos el tapabocas?” 

Ya iniciada la conversación pasamos del chiste frívolo a decirnos mil veces que estábamos igualitos, aunque evidentemente todos nos veíamos fuera de forma y con unos kilitos de más. Después vino un rápido pase de lista de nuestros conocidos, amigos y familiares. Ninguna baja que lamentar. ¡Somos afortunados, la vida sigue!… Todos levantamos nuestras copas y brindamos: – ¡Salud!… esa expresión tantas veces dicha, hoy resonaba con todo su significado.  

Llegó la hora de comer ¿Y la carta?… “Está en tu celular… ¡Ashh, se me olvida que ya todo es digital!… ¡Espero que la comida no sea un holograma!”. Risas.  

Rebe, mi amiga quien organizó la reunión, llegó tarde, muy común en ella. “Una disculpa, no podía salir de mi casa, tengo mil cosas urgentes que resolver, emails, llamadas telefónicas, informes… Eso del home office no es lo mío. A eso agréguenle la tarea de los niños, la comida, los pagos de la casa, es una historia de nunca acabar.” 

Adriana, que hasta ese momento se había mantenido callada, explotó en catarsis. “¿Verdad que sí?  ¡Ya no sé ni en qué día vivo!” 

Todos coincidimos. Entre risas y muestras de solidaridad empezamos a compartir nuestras penas: “Un día se parece al otro, hoy es igual que ayer, y ayer igual que antier… No alcanza el tiempo para nada… Tengo un altero de pendientes… No sé por dónde empezar, si por los asuntos de la casa o del trabajo… Todo se me olvida… Siento que hago mucho y no avanzo nada… A pesar de que estoy todo el día en la casa, no tengo tiempo para hacer ejercicio.” 

Sergio nos veía divertido: “No pasa nada, todo es cuestión de organización. ¿Quieren mejorar su productividad? Sigan el método de la Caja de Eisenhower.” Todos nos quedamos callados. Cómo siempre, pensamos que era una de sus bromas, para cambiar de tema, pero no, continuó: “Dwight Eisenhower fue el presidente número 34 de los Estados Unidos, de 1953 a 1961, tenía una gran habilidad para administrar varios proyectos al mismo tiempo, llevar a cabo grandes misiones y obtener resultados exitosos en poco tiempo. Sus métodos para la administración del tiempo, las tareas y la productividad han sido estudiados y aplicados en actividades cotidianas y en el liderazgo empresarial. Una de las estrategias más famosas es la caja de decisiones que lleva su nombre, es una herramienta muy útil para organizar tareas simples y para planear tu día.” 

Rebe, interrumpió: “No se pongan tan solemnes. Cambiemos de tema. Ya habrá tiempo para lo importante, vayamos a lo urgente ¿cómo han estado? …” 

Adri, salió al paso: “Todos estamos bien y con salud, eso es lo más importante. Al rato yo te actualizo…Deja que Sergio nos cuente más.  Yo sí quiero saber de la Caja de Eisenhower. Me parece muy interesante.” 

“Es algo muy sencillo” continuó Sergio. “Es tan fácil como eliminar las tareas repetidas y decidir entre lo importante y lo urgente para ser más productivo, aprovechar el día al máximo y obtener mejores resultados.” 

Intervine: “Precisamente ahí está lo difícil, saber diferenciar lo importante de lo urgente.” 

“Yo pensaba lo mismo, pero no es tan difícil, es como todo, al principio requiere dedicación y práctica”, comentó Sergio. “Las tareas urgentes son cosas que surgen como prioridad en tu mente y por las que sientes la necesidad de reaccionar, por ejemplo, leer o contestar emails, hacer llamadas telefónicas, realizar pagos, cambiar cosas de lugar, limpiar algún espacio, echar un vistazo a tus redes sociales, etc. Sin embargo, casi nunca son cosas importantes y consumen mucho tiempo. En cambio, las tareas importantes contribuyen a nuestra misión, valores y metas a largo plazo y casi siempre tienen que ver con proyectos que nos traerán alguna satisfacción profesional, económica o emocional.” 

En ese momento, Sergio, ya había logrado captar nuestra atención. Su exposición, fluía con naturalidad y sin interrupciones: 

• Primero, debemos hacer una lista de las acciones que deseamos realizar y de las tareas que tengamos pendientes.  
• Segundo, divide la lista en cuatro posibilidades, según la importancia y urgencia de cada de una ellas. Prioriza de acuerdo con cada una de estas cuatro posibilidades. 

“No entiendo.” comentó Adriana. 

Sergio tomó una servilleta y empezó a dibujar un rectángulo, que contenía a su vez, cuatro rectángulos y empezó a explicar cada uno de ellos: 

El Método de Eisenhower provee un marco claro para tomar decisiones, ayuda a distinguir si una acción es necesaria, importante o urgente, si es posible eliminarla, delegarla o hacerla inmediatamente.  

• Urgente e importante (tareas que harás de inmediato) 

• Importante, pero no urgente (tareas que puedes hacer después) 

• Urgente, pero no importante (tareas que puedes delegar a alguien más) 

• Ni urgente ni importante (tareas que puedes eliminar) 

Por lo regular nos sentimos productivos cuando hacemos muchas cosas, pero muy frustrados cuando vemos que nuestros resultados son pobres. 

Frecuentemente, caemos en el error de mantenernos ocupados y nos presionamos tratando de hacer cada vez más cosas en menos tiempo, sin embargo, la realidad es que sucede lo contrario, cada vez hacemos menos en más tiempo, eso es porque no dedicamos nuestra atención a las tareas verdaderamente productivas que nos acerquen a nuestras metas y proyectos.  

“A mi me pasa eso”, admitió, Rebe. “A mi también”, secundamos todos.  

Sergio siguió con su improvisada exposición: “Frecuentemente, las estrategias de productividad, administración del tiempo y optimización de tareas fracasan porque evadimos preguntas clave, tales como: ¿Realmente necesito estar haciendo esto? ¿Esto que estoy haciendo me ayuda a cumplir mi meta?… Dedicar tiempo de reflexión a estas preguntas nos ayuda a priorizar las tareas verdaderamente importantes y nos acerca a nuestras metas. Decidir qué actividades hacer y cuáles eliminar es más fácil cuando tenemos claro qué es más importante para nosotros a nivel personal, las obligaciones y demandas del trabajo y de la familia.”  

La comida siguió entre risas y bromas casi hasta el anochecer. Finalmente nos despedimos con la debida sana distancia y quedamos en organizar otra para el siguiente mes. Sergio bromeó con que la próxima comida, no quedara en “No Importante” y “No Urgente”.  

Todos nos fuimos con la inquietud de aplicar el Método Eisenhower a partir de ya. Por lo menos en mi caso, ya lo estoy aplicando. No será la estrategia más innovadora, pero he descubierto que el Método Eisenhower es una herramienta bastante útil para tomar decisiones y aumentar mi productividad al eliminar los comportamientos que consumen mi energía mental y que nunca me llevan hacia el logro de mis metas. 

Y tú ¿tienes algún método para organizar tu día? ¿Lo tienen en la empresa que trabajas? No sé, piénsalo…